Fazer uma boa gestão do trabalho é fundamental para conseguir lidar com todos os prazos, além de organizar as obrigações e tarefas de forma eficiente. Tudo isto irá ser sinónimo de maior produtividade.
Contudo, nem sempre conseguimos alcançar este nível de excelência por falta de preparação ou orientação. Por isso, vamos listar algumas dicas para que possa fazer uma boa gestão de todas as tarefas que precisa desenvolver.
Gestão do trabalho: 7 técnicas para ter uma rotina mais produtiva e eficiente
Para fazer uma boa gestão do trabalho, é preciso estar atento até aos mínimos detalhes. Por exemplo, qual o tempo médio necessário para analisar um documento ou preparar-se para uma reunião?
Conhecer todos os aspetos do dia-a-dia vai facilitar o planeamento. Isso garante que as tarefas sejam realizadas da maneira mais eficaz e produtiva.
Para ajudar nessa tarefa, listamos algumas técnicas simples que certamente vão funcionar!
1 – Saber prever imprevistos
Por mais que tenha a rotina minuciosamente detalhada na agenda, sabemos que imprevistos acontecem. Nessas alturas será preciso ter habilidade para reorganizar as suas tarefas.
Portanto, ao organizar o trabalho, antecipe pequenos espaços de tempo para as possíveis interrupções. Como por exemplo, responder a e-mails, ajudar algum colega no projeto ou participar em reuniões.
2 – As vezes é preciso dizer não
Por mais que tenha vontade de fazer todas as tarefas e responder aos pedidos de ajuda, é preciso aprender a dizer não a algumas situações.
Se não forem solicitações urgentes, deve priorizar aquilo que já estava previsto na sua agenda. Só assim poderá evitar o excesso de tarefas.
3 – Definir prazos
Uma boa gestão do trabalho inevitavelmente passa pela definição de prazos. Determinar quando se deve enviar aquele e-mail ou entregar um projeto, cria uma pressão saudável.
Ao saber que temos uma “deadline”, ficamos menos propensos a distrações e o trabalho flui de maneira mais eficiente.
4 – Otimizar as reuniões
Convocar uma reunião sem os tópicos definidos, certamente vai atrapalhar o trabalho de todos.
Por isso, antes de qualquer reunião, o ideal é determinar qual será o tema da mesma, bem como a sua duração máxima. Assim, não perde tempo com assuntos irrelevantes.
5 – Delegar tarefas
Muitos têm dificuldades em delegar tarefas e preferem tratar pessoalmente de cada etapa do processo. Esta não é uma boa maneira de gerir o trabalho.
Distribuir responsabilidades vai fazer com que todos os processos da empresa fluam de maneira mais produtiva. Assim, o tempo é otimizado e ninguém fica sobrecarregado.
6 – Concentrar-se no que realmente importa
Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e complete tarefa a tarefa.
Apesar de muitos admirarem a habilidade do “multitasking”, a verdade é que só prejudica a produtividade. Portanto, dedique a sua atenção ao que realmente importa.
Fazer muitas coisas ao mesmo tempo leva à ilusão de estar a ser produtivo. Mas na verdade vai precisar de muito mais tempo para completar cada atividade.
7 – Utilizar recursos tecnológicos na gestão
A tecnologia certamente traz muitos benefícios ao mundo corporativo e especialmente no que diz respeito à gestão do trabalho. Pode ser implementada em diversos setores e nas questões quotidianas que integram a rotina dos colaboradores e empresários.
Implementar programas e softwares para facilitar a organização do trabalho é uma maneira eficaz e inteligente de tornar a empresa ainda mais produtiva.
Siga estas dicas de gestão e tenha maior qualidade na sua rotina profissional!
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