Reuniões Zoom: a adaptação das empresas à nova realidade

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Já passou quase um ano desde que tivemos de nos adaptar a uma nova realidade devido à pandemia. Uma das grandes transformações foi a rotina do trabalho, que passou a ser em regime de home office e reuniões Zoom pelo dia fora.

Neste cenário, a popularidade do Zoom aumentou significativamente. Hoje é uma das ferramentas mais acessíveis para a realização de reuniões remotas e é utilizada por grande parte das empresas.

O problema é que com este crescimento, as falhas do Zoom apareceram em larga escala. Por este motivo a empresa teve de fazer correções e implementar diversas medidas de segurança.

Para ajudar a perceber este serviço vamos explicar como funciona e ainda dar algumas dicas para que possa realizar reuniões de forma mais segura.

Reuniões Zoom: Saiba como funciona

O Zoom tornou-se a plataforma mais utilizada para reuniões e eventos remotos desde o início da pandemia. A ferramenta de videoconferência destina-se a ambientes corporativos, suportando reuniões com um máximo de 500 participantes.

Por isso, o recurso tornou-se fundamental para muitas empresas, que tiveram de se adaptar à nova realidade, com a maior parte dos trabalhadores em regime remoto.

O serviço funciona através do browser e em aplicações para Windows, macOS, Linux, iPhone (iOS) e Android. Para realizar reuniões, é necessário que um administrador crie a sala e envie o convite através de link para os participantes.

A pessoa que gere a sessão deve ter o programa instalado para conseguir aceder às principais funções. Já os participantes podem aceder à sala do Zoom reuniões através do navegador.

A utilização pode ser feita de três maneiras:

  • Conferências: Neste molde um dos membros faz uma apresentação para um público interativo até 500 pessoas
  • Reuniões: Até 500 participantes têm as mesmas atribuições e 25 podem aparecer na tela simultaneamente
  • Webinar: Possibilidade de expandir a audiência até 10 mil participantes com direito a visualizar somente o orador principal

Entre os recursos que procuram facilitar a interação encontram-se:

  • Chat em tempo real
  • Transferência de arquivos
  • Controlo de microfones
  • Quadro de apontamentos
  • Compartilhamento de tela de um ou mais membros

Segurança aplicada às reuniões Zoom

Ao longo do ano que passou, quanto maior a popularidade da plataforma, mais problemas relacionados à segurança foram surgindo. Tornaram-se comuns as invasões de estranhos nas salas de reuniões e até a disseminação de malwares.

O Zoom prontamente reconheceu e tentou corrigir estas falhas de proteção. Contudo, é importante que os utilizadores e empresas também tomem medidas para garantir que informações importantes não são vazadas ou roubadas.

Algumas das principais dicas para usar o Zoom de forma segura são apresentadas de seguida.

1 – Mantenha a conta protegida

Ao configurar a conta Zoom lembre-se de utilizar as dicas básicas de segurança na internet, como uma senha forte e exclusiva e a autenticação em duas etapas. São medidas simples, mas que tornam uma possível invasão mais difícil de acontecer.

2 – Use sempre o site oficial do Zoom

Foram relatados inúmeros casos de arquivos maliciosos que utilizavam o nome do popular serviço de videoconferência.

Para não correr o risco de abrir um arquivo que possa causar danos ao seu dispositivo, utilize sempre o site oficial do Zoom para aceder às reuniões.

3 – Não partilhe links de reuniões em redes sociais

Mesmo que o evento seja aberto ao público, evite partilhar o link nas redes sociais. Isto evita que os chamados trolls interrompam as reuniões do Zoom com conteúdo ofensivo.

4 – Proteja as reuniões com uma senha

Configurar uma senha de acesso à sua sala de reunião é a melhor maneira de garantir que apenas as pessoas que deseja conseguem participar. Nunca divulgue essa senha em redes sociais ou em outros canais públicos.

Ao que tudo indica, as reuniões Zoom chegaram para ficar. Portanto, é importante que empresas e trabalhadores se familiarizem cada vez mais com os recursos da plataforma e pratiquem as medidas de segurança nas videoconferências.

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