O teletrabalho aumentou consideravelmente a necessidade de reuniões entre gestores e colaboradores de empresas.
Acontece que, se a reunião não for feita de forma produtiva, pode despender tempo de trabalho que seria dedicado a outras tarefas, e assim comprometer o cumprimento de prazos.
Organização é a palavra chave para que isso não aconteça, juntamente com as dicas que enumeramos no artigo. Conheça-as de seguida!
Reuniões: 6 dicas para se manter produtivo em atividades de trabalho
O distanciamento e a necessidade do teletrabalho fizeram com que muitas empresas tivessem que adaptar as suas rotinas, mantendo a produtividade e comunicação entre a equipa.
Para isso, foi preciso aumentar a quantidade de reuniões. Porém, quando elas não são feitas de forma adequada, ao invés de ajudar, podem atrapalhar o desempenho dos colaboradores.
Isso ocorre principalmente quando uma reunião entre a equipa não é previamente planeada e os temas a serem discutidos não são determinados.
De seguida, listamos algumas das principais dicas de produtividade para gerir o tempo entre as reuniões e as atividades de trabalho.
1 – Defina os objetivos
Este é o primeiro passo para reuniões produtivas. Por isso, pondere se realmente há a necessidade de reunir a equipa para discutir aquele determinado assunto.
O ideal é que sejam marcadas reuniões para assuntos mais complexos, que não podem ser resolvidos através de e-mail ou outra ferramenta de comunicação.
Se perceber que isso é realmente necessário, defina os objetivos desta reunião. Como por exemplo os problemas a serem discutidos, quais as soluções necessárias, sobre o que vão falar, que informações desejam expor.
2 – Divulgue a planificação da reunião
Toda a equipa deve saber previamente o que será tratado na reunião. Assim poupa-se o tempo de todos com questões desnecessários ou outros assuntos que não estão relacionados com o tema.
A partilha do cronograma de reunião ajudará a manter o foco na realização da mesma e facilitará o entendimento do que for abordado.
3 – Liderança durante a reunião
Uma reunião produtiva precisa de um líder, ou seja, de alguém responsável por conduzir e chamar a atenção para a questão central, quando houver assuntos paralelos.
Uma reunião “muito livre” acaba por não tratar daquilo que é realmente necessário, ou no mínimo não com tanta seriedade e foco como deveria ser.
4 – Incentive as colaborações
Para que um problema difícil seja resolvido, é importante que todos se sintam à vontade para falar sobre ele e, consequentemente, contribuir para a sua resolução.
Para incentivar a participação ativa de todos os membros da equipa, é necessário desenvolver um ambiente democrático e confortável para todos.
5 – Determine o tempo de duração
Sem foco, muitas reuniões acabam por se tornar muito longas e exaustivas. Por isso, é essencial determinar previamente qual será o seu tempo de duração.
Se o assunto for demasiado complexo e exigir muitas horas de discussão, façam pausas para que toda a equipa consiga manter-se atenta e com disposição para pensar em soluções.
6 – Crie um plano de ação
No fim da reunião é preciso que a equipa tenha encontrado soluções para os problemas iniciais. Casa isso não tenha sido possível, deverá ser discutido nas próximas reuniões.
Independentemente do resultado, quase toda a reunião culmina numa ação que deve ser executada.
Seguindo estas dicas, certamente, todos conseguirão manter os seus cronogramas pessoais de execução de tarefas e ainda participar nas reuniões para manter a produtividade.
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