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A Arte de Gerir o Tempo

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Gerir o Tempo é a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar perdas de tempo.

Uma boa gestão de tempo implica saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar.

Existem alguns erros que se fazem frequentemente e que levam a uma má forma de gerir o tempo.

Entre eles encontramos:

  1. Delegação insuficiente
  2. Falta de estabelecimento de prazos
  3. Falta de informação
  4. Duplicação de esforços
  5. Falta de auto-disciplina
  6. Trabalho excessivo ou mal gerido
  7. Ausência de objetivos específicos
  8. Falta de planeamento e programação
  9. Falha no estabelecimento de prioridades

É fundamental traçarmos objetivos para que as condutas e tarefas sejam orientadas para a obtenção de resultados, dentro dos prazos desejados.

Definir objetivos permite-nos orientar o raciocínio e a ação para o futuro, assim como definir exatamente para onde queremos ir.

A essência da gestão eficaz do tempo reside na nossa capacidade de tomar decisões relativamente a prioridades.

A gestão das prioridades deve ter em conta o grau de importância e de urgência das mesmas, por isso deve:

  • Tirar um tempo para refletir
  • Fazer uma lista das suas tarefas ou objetivos
  • Ordenar por ordem de importância
  • Estabelecer um plano de concretização, com prazos
  • Estabelecer a sua primeira ação

É extremamente importante investir no planeamento.

Uma Fase do Planeamento curta implica uma Fase de Execução longa porque há um maior número de defeitos.

Se perdermos mais tempo a planear, vamos perder menos tempo a executar pois teremos menos erros e defeitos

O planeamento de tarefas vai permitir-lhe:

  • Acompanhar os objetivos
  • Estar mais orientado para as tarefas
  • Ajuda na tomada de decisões
  • Ajuda a produzir trabalho de qualidade
  • Ajuda-o a manter a disciplina no seu trabalho
  • Ajuda-o a terminar as tarefas nos prazos estipulados

Como ganhar mais tempo no seu dia-a-dia de trabalho

Algumas dicas de como ter mais tempo:

  • Delegue tarefas, sejam elas profissionais ou pessoais.
  • Tenha a consciência de que não é possível fazer tudo em tempo útil e que é preferível delegar.
  • Evite a procrastinação.
  • Adiar não o vai ajudar a perder tempo com a tarefa que não quer fazer e quanto mais cedo resolver, menos tempo perde a pensar nela.
  • Evite interrupções pois são elas que nos consomem muito tempo.
  • Se estiver a fazer algo que não queira ser interrompida tire o som do telemóvel, o som de notificações, desligue chats e feche portas, caso esteja com mais pessoas.
  • Estabeleça prazos para o cumprimento de tarefas, pois vai ajudá-la a focar-se aquilo que tem que fazer.
  • Não seja perfecionista. O perfecionismo apenas rouba tempo ao tentar melhorar o que já está bem feito.
  • Seja prática e concisa.
  • Para evitar o pensamento disperso deve organizar as ideias e os espaços que frequenta (escritório, casa, etc.).
  • Deve evitar distrações como a televisão, a internet ou chats de conversação.
  • Deve ser capaz de separar a vida profissional da vida pessoal.

Tente seguir alguns destes conselhos e verá que conseguirá gerir melhor o seu tempo. Já pensou nas vantagens que pode ter? Dou-lhe alguns exemplos:

  • Maior controlo: objetivos claros, tarefas planeadas;
  • Aumenta a produtividade, a auto estima e autoconfiança;
  • Mais energia no seu dia-a-dia;
  • Ao delegar certas tarefas e evitar atividades improdutivas garante uma melhoria na qualidade no desempenho do trabalho;
  • Reduzir o stress;
  • Ter maior motivação;
  • Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar.

 

Gerir bem o seu tempo é uma arte que a pode ajudar a melhorar a qualidade da sua vida.

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