Gerir o Tempo é a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar perdas de tempo.
Uma boa gestão de tempo implica saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar.
Existem alguns erros que se fazem frequentemente e que levam a uma má forma de gerir o tempo.
Entre eles encontramos:
- Delegação insuficiente
- Falta de estabelecimento de prazos
- Falta de informação
- Duplicação de esforços
- Falta de auto-disciplina
- Trabalho excessivo ou mal gerido
- Ausência de objetivos específicos
- Falta de planeamento e programação
- Falha no estabelecimento de prioridades
É fundamental traçarmos objetivos para que as condutas e tarefas sejam orientadas para a obtenção de resultados, dentro dos prazos desejados.
Definir objetivos permite-nos orientar o raciocínio e a ação para o futuro, assim como definir exatamente para onde queremos ir.
A essência da gestão eficaz do tempo reside na nossa capacidade de tomar decisões relativamente a prioridades.
A gestão das prioridades deve ter em conta o grau de importância e de urgência das mesmas, por isso deve:
- Tirar um tempo para refletir
- Fazer uma lista das suas tarefas ou objetivos
- Ordenar por ordem de importância
- Estabelecer um plano de concretização, com prazos
- Estabelecer a sua primeira ação
É extremamente importante investir no planeamento.
Uma Fase do Planeamento curta implica uma Fase de Execução longa porque há um maior número de defeitos.
Se perdermos mais tempo a planear, vamos perder menos tempo a executar pois teremos menos erros e defeitos
O planeamento de tarefas vai permitir-lhe:
- Acompanhar os objetivos
- Estar mais orientado para as tarefas
- Ajuda na tomada de decisões
- Ajuda a produzir trabalho de qualidade
- Ajuda-o a manter a disciplina no seu trabalho
- Ajuda-o a terminar as tarefas nos prazos estipulados
Como ganhar mais tempo no seu dia-a-dia de trabalho
Algumas dicas de como ter mais tempo:
- Delegue tarefas, sejam elas profissionais ou pessoais.
- Tenha a consciência de que não é possível fazer tudo em tempo útil e que é preferível delegar.
- Evite a procrastinação.
- Adiar não o vai ajudar a perder tempo com a tarefa que não quer fazer e quanto mais cedo resolver, menos tempo perde a pensar nela.
- Evite interrupções pois são elas que nos consomem muito tempo.
- Se estiver a fazer algo que não queira ser interrompida tire o som do telemóvel, o som de notificações, desligue chats e feche portas, caso esteja com mais pessoas.
- Estabeleça prazos para o cumprimento de tarefas, pois vai ajudá-la a focar-se aquilo que tem que fazer.
- Não seja perfecionista. O perfecionismo apenas rouba tempo ao tentar melhorar o que já está bem feito.
- Seja prática e concisa.
- Para evitar o pensamento disperso deve organizar as ideias e os espaços que frequenta (escritório, casa, etc.).
- Deve evitar distrações como a televisão, a internet ou chats de conversação.
- Deve ser capaz de separar a vida profissional da vida pessoal.
Tente seguir alguns destes conselhos e verá que conseguirá gerir melhor o seu tempo. Já pensou nas vantagens que pode ter? Dou-lhe alguns exemplos:
- Maior controlo: objetivos claros, tarefas planeadas;
- Aumenta a produtividade, a auto estima e autoconfiança;
- Mais energia no seu dia-a-dia;
- Ao delegar certas tarefas e evitar atividades improdutivas garante uma melhoria na qualidade no desempenho do trabalho;
- Reduzir o stress;
- Ter maior motivação;
- Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar.
Gerir bem o seu tempo é uma arte que a pode ajudar a melhorar a qualidade da sua vida.
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