Qual trabalho administrativo pode delegar para ganhar tempo

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Qualquer tipo de empresa, independente do seu tamanho, poderá ter diversos setores internos. Por exemplo, pode haver setores focados no trabalho administrativo, financeiro, jurídico, comunicação…

O problema é que muitas vezes algumas destas funções acabam por se tornar responsabilidade dos gestores. E isso consome tempo valioso que deveria ser utilizado para lidar com outras questões. Nesse sentido, é importante saber delegar trabalho.

As atividades administrativas de uma empresa, na maioria dos casos, podem ser terceirizadas de modo a aliviar as responsabilidades de gestores. Dessa maneira, é possível focar-se nas principais operações que fazem o negócio crescer.

A seguir vamos explicar a importância de saber delegar certas atribuições, e que tarefas administrativas podem ser delegadas.

Tarefas administrativas: Como fazer uma gestão eficiente do que pode ser delegado

O tempo é o nosso bem mais valioso e deve ser aproveitado da melhor maneira possível para o sucesso de um negócio. Setorizar competências diferentes e atribuir funções específicas a outros responsáveis, é uma forma inteligente de otimizar o tempo.

Especialmente as questões relacionadas com trabalho administrativo, como rotinas de processos e operações. Saber delegar estas atividades é uma habilidade imprescindível para qualquer gestor de sucesso.

Mas, para quem devem ser delegadas tais funções? Para aqueles que procuram aliar trabalho eficiente com redução de despesas, contratar uma assistente virtual é a melhor alternativa.

Esta profissional, que atende as empresas de maneira remota, pode ser responsável por diversas atividades que consomem o tempo precioso dos administradores. Veja a seguir algumas das vantagens em contar com uma assistente virtual.

1 – Melhor aproveitamento dos recursos

Uma assistente virtual pode assumir tarefas administrativas, executando-as de maneira remota. Isto possibilita que um funcionário sénior consiga manter o foco em assuntos mais estratégicos, que precisam ser feitos pessoalmente no escritório.

2 – Redução de custos

Se precisa de auxílio somente para um projeto ou por algumas horas para determinada tarefa, pode perfeitamente contratar uma assistente virtual.

Como o serviço prestado é executado de forma remota, os custos com este perfil de profissional serão mais reduzidos.

3 – Economia de tempo

A assistente virtual é uma profissional capacitada, ou seja, não vai precisar de uma formação para realizar a função. E como pode ficar focada apenas nas tarefas para as quais foi contratada, fará o trabalho mais rápido.

Mas afinal, que tarefas administrativas pode delegar para ganhar tempo?

São muitas as atividades no âmbito administrativo que pode delegar a uma assistente virtual. Veja a seguir alguns exemplos:

  • Gestão de e-mails
  • Agendamento de compromissos com clientes e fornecedores
  • Acompanhamento de clientes: envio de propostas comerciais, feedback, fecho de propostas
  • Gestão de Calendário
  • Gestão de arquivos (organizar arquivos no Google Drive, por exemplo)
  • Construção de bases de dados (por exemplo, atualização de e-mail ou listas de contactos no software de CRM)
  • Pesquisa sobre determinados tópicos para blogs, newsletters ou outras publicações
  • Reserva de hotéis e de voos
  • Gestão de contas em pagamento
  • Transcrição de vídeos, áudios e podcasts
  • Criação de relatórios de vendas ou tarefas semanais
  • Preparação de apresentações
  • Controlo de contas e cobranças
  • Configurar contas das redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube)
  • Gerir e atualizar as contas das redes sociais
  • Enviar notas fiscais e documentos para a contabilidade
  • Gerir o blog

Pode verificar como são diversas as tarefas que pode delegar para aproveitar melhor o seu tempo? Faça uma tentativa e com certeza vai adotar esta estratégia na sua rotina.

Isto pode ajudar a tornar-se infinitamente mais eficiente quando está mentalmente focado no objetivo principal da sua atividade e consequente crescimento da sua Empresa.

Por outras palavras, delegar tarefas vai lhe permitir concentrar a energia onde é realmente necessária. Opte por contratar uma assistente virtual para tratar do trabalho administrativo e foque-se em fazer crescer o seu negócio!

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