Quem nunca se deparou com aquela caixa de entrada do e-mail repleta de mensagens, sem saber sequer por onde começar?
O correio eletrónico é, certamente, uma das formas de comunicação mais utilizadas na era digital.
Contudo, uma ferramenta que deveria trazer praticidade à rotina, pode atrapalhar a produtividade se não for bem administrada.
Por isso, no artigo de hoje trazemos algumas dicas simples, mas muito eficazes, para organizar o seu e-mail.
E-mail: Organize o seu e ganhe em produtividade ao seguir estas 7 dicas
Seja em relação ao seu endereço de e-mail pessoal ou profissional, a organização é a palavra chave para aproveitar ao máximo tudo o que esta ferramenta tem para oferecer.
Isto porque, à medida que as mensagens se vão acumulando, torna-se cada vez mais difícil criar um padrão ordenado e que traga praticidade à rotina.
Se não sabe o que fazer para organizar a sua caixa de e-mail, continue a leitura e conheça algumas dicas que vão facilitar esta tarefa.
1 – Tenha um horário determinado para ler e responder às mensagens
O primeiro passo para ter um endereço eletrónico organizado é separar alguns minutos do seu dia para ler e responder às mensagens.
Dessa forma, evita a acumulação de e-mails e mantém somente o que é importante e deve ser priorizado no dia.
2 – Categorize os e-mails
Categorizar e segmentar é uma das melhores técnicas de organização, inclusive para os e-mails.
Assim, será muito mais fácil percecionar o que deve ser respondido com prioridade, o que pode aguardar e o que pode ser descartado.
Para começar, crie categorias de e-mails ‘Urgentes’, ‘Aguardar’ e ‘Arquivar’. Posteriormente, poderá adaptar as categorias para o que faz mais sentido na sua rotina.
3 – Crie pastas
Depois de criar regras de prioridade para agrupar e responder aos e-mails, pode organizá-los em pastas.
Mais uma vez, o importante é criar uma organização que faça sentido para a sua rotina e tentar seguir essas definições.
Além de deixar a caixa de entrada mais organizada, as pastas ajudam a evitar que e-mails importantes sejam apagados por engano.
4 – Faça uma limpeza periódica
Muitas mensagens podem ser descartadas após a solicitação ter sido atendida. Por isso, estabeleça um período para fazer a limpeza da sua caixa de e-mail.
Pode ser mensalmente ou a cada quinze dias. Isso vai depender da quantidade de mensagens que costuma receber diariamente.
O importante é não deixar acumular. Isto porque a limpeza poderá ser mais trabalhosa e exigirá mais do seu tempo.
5 – Gira as suas inscrições em e-mails promocionais e newsletters
Boa parte das mensagens que recebe são e-mails promocionais ou newsletters? O melhor é verificar quais são os que realmente têm interesse, para não encherem desnecessariamente a sua caixa de entrada.
6 – Use filtros antispam
Muitas mensagens que recebemos são aqueles inconvenientes spams. Utilize o filtro para se livrar destes e-mails indesejados e que prejudicam a sua produtividade.
É possível, inclusive, configurar regras no seu antispam para impedir que mensagens cheguem até à sua caixa de entrada de forma automática.
7 – Não misture e-mails pessoais e profissionais
O ideal é ter contas separadas para assuntos pessoais e profissionais. Isso evita distrações no trabalho com assuntos particulares, ajudando na produtividade.
O e-mail é o nosso grande aliado na rotina, especialmente no que diz respeito à eficiência no trabalho.
Com estas dicas, a sua caixa de entrada ficará muito mais organizada, sendo possível aproveitar ao máximo os benefícios que a comunicação eletrónica pode proporcionar!
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