5 dicas para organizar qualquer tipo de documento

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Diariamente armazenamos fotos, vídeos ou algum documento num computador, smartphone ou servidor. O problema é que muitas vezes este armazenamento é feito de maneira desorganizada. E, isso pode prejudicar o trabalho.

Quando se apercebe, os arquivos já se acumularam no desktop e poluem a tela, tornando o computador mais lento. Além disso, está a correr o risco de perder algum ficheiro importante.

Para que isso não aconteça é importante organizar e segmentar estes arquivos. Se está perdida, e não sabe por onde começar este processo, continue a ler! Temos 5 dicas infalíveis para organizar qualquer tipo de informação no seu computador.

Documento: Organize os arquivos com 5 dicas simples

Certamente já passou por alguma situação em que não conseguiu encontrar um documento importante devido ao número de arquivos acumulados e espalhados nas várias pastas.

Com um pouco de disciplina e bons hábitos de organização, é possível manter o ambiente de trabalho limpo e um sistema de arquivos digitais ordenado. Para alcançar este objetivo deixamos-lhe algumas dicas de seguida.

1 – Segmentar arquivos e pastas

Antes de tudo é importante dizer que não existe uma fórmula mágica que se aplique a todos os utilizadores em relação à organização de ficheiros no computador. Cada um possui a sua própria lógica de acordo com a sua necessidade. No entanto, o que todos querem é conseguir ter os ficheiros organizados para poderem ser acedidos sem problemas de maior.

Uma dica simples é manter todos os seus ficheiros salvos na pasta Documentos, que já está instalada no computador. Fotos e gráficos na pasta Imagens e músicas na pasta Música.

Além disso, pode sempre criar subpastas para uma organização mais eficaz.

A segmentação de pastas vai ajudar na procura de um ficheiro e ainda reduz arquivos duplicados no computador. Crie pastas com nomes ou datas que sejam sempre relevantes para os dados contidos nela.

2 – Não armazene os arquivos num só local

Se tem o hábito de colocar e manter qualquer arquivo individual no Desktop, está na altura de colocar esse hábito de lado.

Tenha cuidado ao salvar novos dados ou fazer cópias de outros ficheiros. Deixar tudo num só local vai causar muitos problemas quando precisar de encontrar qualquer arquivo.

Crie e utilize pastas, afinal, servem justamente para auxiliar na organização e divisão dos ficheiros criados. Dessa forma, ficará livre da desorganização.

3 – Nomeie os arquivos e pastas corretamente

De nada adianta criar pastas se não as nomear de forma ordenada e lógica. Detalhar corretamente os ficheiros salvos vai ser uma grande ajuda quando precisar procurar um documento ou pasta.

Para facilitar este processo, uma boa dica é inserir datas e versões nas pastas, principalmente com documentos e fotos.

4 – Exclua arquivos e pastas inutilizados

Quando se acumula muitos dados e arquivos, aparentemente tudo o que está lá é importante, mas certamente boa parte não é usada. Manter arquivos e pastas que não utiliza, somente atrapalha o fluxo de procura por informações relevantes.

Portanto, mova os arquivos antigos para um armazenamento de longo prazo e apague-os do seu computador.

5 – Faça cópias de segurança

É muito importante manter os arquivos armazenados em dispositivos alternativos, através das cópias de segurança. Assim evita possíveis dores de cabeça com a perda destes ficheiros.

Pode optar por dispositivos como HDs externos, pen drives, cartões de memória ou cloud. Esta última opção é ideal para este tipo de armazenamento, sendo muito segura e prática.

Adote estas dicas no seu dia-a-dia e nunca mais terá problemas com algum documento perdido no mar de ficheiros do seu computador!

 

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